Hướng dẫn trích nộp kinh phí công đoàn mới nhất tại Hà Nội năm 2026

Kinh phí công đoàn là khoản đóng bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Từ năm 2026, khi Luật Công đoàn 2024 và Nghị định 105/2026/NĐ-CP đã có hiệu lực, doanh nghiệp cần cập nhật đầy đủ các quy định mới về đối tượng đóng, mức đóng, phương thức nộp và thời hạn thực hiện để tránh phát sinh truy thu hoặc xử phạt.

Đối với các doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội, việc nắm rõ hướng dẫn trích nộp kinh phí công đoàn mới nhất tại Hà Nội sẽ giúp thực hiện đúng nghĩa vụ tài chính, đồng thời bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật và hướng dẫn của tổ chức công đoàn địa phương.

I. Kinh phí công đoàn là gì?

1.1. Khái niệm kinh phí công đoàn

Kinh phí công đoàn là khoản tiền do người sử dụng lao động đóng để phục vụ hoạt động của tổ chức công đoàn theo quy định của pháp luật.

Đây là nghĩa vụ tài chính bắt buộc của doanh nghiệp và không được khấu trừ vào tiền lương của người lao động.

Khoản kinh phí này được sử dụng để chăm lo, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, đồng thời hỗ trợ hoạt động của hệ thống công đoàn các cấp.

1.2. Phân biệt kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn

Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa hai khoản này.

Kinh phí công đoàn:

• Do người sử dụng lao động đóng.

• Mức đóng theo quy định của pháp luật.

• Là nghĩa vụ bắt buộc đối với các đơn vị thuộc diện phải đóng.

Đoàn phí công đoàn:

• Do đoàn viên công đoàn đóng.

• Thu theo Điều lệ Công đoàn Việt Nam.

• Chỉ áp dụng đối với người lao động đã gia nhập tổ chức công đoàn.

II. Đối tượng phải đóng kinh phí công đoàn năm 2026

2.1. Những đơn vị thuộc diện phải đóng

Theo Luật Công đoàn 2024, các đơn vị sau thuộc đối tượng phải đóng kinh phí công đoàn:

• Doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế.

• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có sử dụng lao động.

• Đơn vị sự nghiệp không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước.

• Cơ quan, tổ chức, đơn vị có sử dụng lao động theo quy định của pháp luật.

2.2. Chưa thành lập công đoàn cơ sở có phải đóng không?

Đây là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Theo quy định hiện hành, việc đóng kinh phí công đoàn không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thành lập công đoàn cơ sở hay chưa. Nếu thuộc đối tượng phải đóng thì doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.

III. Mức đóng kinh phí công đoàn năm 2026

3.1. Mức đóng theo quy định

Mức đóng kinh phí công đoàn hiện nay được xác định theo công thức:

Kinh phí công đoàn = 2% × Quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc

Trong đó:

• Tỷ lệ đóng: 2%.

• Người đóng: Người sử dụng lao động.

• Không khấu trừ vào thu nhập của người lao động.

3.2. Ví dụ minh họa

Một doanh nghiệp tại Hà Nội có:

• 30 người lao động.

• Tổng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH là 450 triệu đồng/tháng.

Kinh phí công đoàn phải đóng:

450.000.000 × 2% = 9.000.000 đồng/tháng.

IV. Quỹ tiền lương làm căn cứ tính kinh phí công đoàn

4.1. Cách xác định quỹ tiền lương

Quỹ tiền lương dùng để tính kinh phí công đoàn là tổng tiền lương của những người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

Doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát danh sách lao động để bảo đảm số liệu chính xác.

4.2. Vì sao cần xác định đúng quỹ tiền lương?

Việc xác định sai quỹ tiền lương có thể dẫn đến:

• Đóng thiếu kinh phí công đoàn.

• Đóng thừa kinh phí công đoàn.

• Bị truy thu khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

• Phát sinh tiền lãi do chậm hoặc thiếu nghĩa vụ tài chính.

V. Phương thức và thời hạn đóng kinh phí công đoàn

5.1. Phương thức đóng

Đa số doanh nghiệp thực hiện:

• Đóng hằng tháng.

• Cùng thời điểm đóng BHXH bắt buộc.

Đối với một số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực:

• Nông nghiệp.

• Lâm nghiệp.

• Ngư nghiệp.

• Diêm nghiệp.

có thể đăng ký đóng theo chu kỳ 03 tháng nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

5.2. Thời hạn đóng

Doanh nghiệp phải hoàn thành việc đóng chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau chu kỳ đóng.

Ví dụ:

• Kinh phí công đoàn của tháng 8 phải hoàn thành trước ngày cuối cùng của tháng 9.

• Nếu đóng theo quý thì phải hoàn thành trước ngày cuối cùng của tháng đầu tiên sau khi kết thúc quý.

Việc chậm nộp hoặc không nộp đúng thời hạn có thể bị xử lý theo quy định của pháp luật.

VI. Hướng dẫn trích nộp kinh phí công đoàn tại Hà Nội

6.1. Bước 1: Xác định quỹ tiền lương đóng BHXH

Doanh nghiệp tổng hợp quỹ tiền lương của toàn bộ người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

6.2. Bước 2: Tính số tiền phải đóng

Áp dụng công thức:

Kinh phí công đoàn = 2% × Quỹ tiền lương đóng BHXH

Sau khi tính toán, doanh nghiệp cần đối chiếu lại với dữ liệu BHXH để bảo đảm không có sai sót.

6.3. Bước 3: Chuyển tiền

Doanh nghiệp chuyển khoản vào tài khoản do Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội hoặc công đoàn cấp trên trực tiếp hướng dẫn.

Khi chuyển khoản cần ghi đầy đủ:

• Tên doanh nghiệp.

• Mã số thuế.

• Nội dung nộp.

• Kỳ đóng (tháng, quý hoặc năm).

Việc ghi đúng nội dung chuyển khoản giúp cơ quan công đoàn dễ dàng đối chiếu, hạch toán và xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ.

VII. Hồ sơ và hạch toán kinh phí công đoàn

7.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Thông thường doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Bảng tính kinh phí công đoàn.

• Danh sách người lao động tham gia BHXH.

• Chứng từ chuyển khoản.

• Các biểu mẫu theo hướng dẫn của tổ chức công đoàn (nếu có yêu cầu).

7.2. Hạch toán kế toán

Khi trích kinh phí công đoàn:

• Nợ các tài khoản chi phí (622, 623, 627, 641, 642…).

• Có TK 3382 – Kinh phí công đoàn.

Khi nộp tiền:

• Nợ TK 3382.

• Có TK 111 hoặc TK 112.

Việc hạch toán đúng giúp doanh nghiệp phản ánh đầy đủ chi phí và phục vụ công tác quyết toán thuế.

VIII. Trường hợp được xem xét giảm hoặc tạm dừng đóng

8.1. Doanh nghiệp gặp khó khăn có được giảm không?

Một số doanh nghiệp gặp khó khăn do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc các sự kiện bất khả kháng khác có thể được xem xét giảm hoặc tạm dừng đóng kinh phí công đoàn nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

8.2. Không được tự ý ngừng đóng

Doanh nghiệp chỉ được giảm hoặc tạm dừng đóng khi có văn bản chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền. Việc tự ý ngừng đóng có thể dẫn đến truy thu và xử lý vi phạm.

IX. Xử lý khi chậm đóng hoặc không đóng

9.1. Các trường hợp vi phạm

Doanh nghiệp có thể bị xử lý nếu:

• Chậm đóng kinh phí công đoàn.

• Đóng không đủ mức quy định.

• Đóng thiếu số lao động thuộc diện phải đóng.

• Không thực hiện nghĩa vụ đóng.

9.2. Hình thức xử lý

Tùy từng mức độ vi phạm, doanh nghiệp có thể:

• Bị truy thu số tiền còn thiếu.

• Phải nộp lãi chậm đóng theo quy định.

• Bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

X. Một số lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp tại Hà Nội

10.1. Những việc doanh nghiệp cần thực hiện

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên:

• Đối chiếu định kỳ dữ liệu lao động với dữ liệu BHXH.

• Thực hiện đóng đúng thời hạn.

• Lưu đầy đủ chứng từ và hồ sơ liên quan.

• Ghi chính xác nội dung chuyển khoản.

• Theo dõi các văn bản hướng dẫn mới của Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội để cập nhật kịp thời.

10.2. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở có phải đóng không?

Có. Nếu thuộc đối tượng phải đóng theo Luật Công đoàn thì vẫn phải thực hiện nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn.

Kinh phí công đoàn có được tính vào chi phí hợp lý không?

Nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán thì khoản kinh phí công đoàn được hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp.

Người lao động có phải đóng kinh phí công đoàn không?

Không. Kinh phí công đoàn do người sử dụng lao động đóng. Người lao động chỉ đóng đoàn phí khi là đoàn viên công đoàn.

Có thể đóng theo quý không?

Một số doanh nghiệp thuộc lĩnh vực đặc thù được đăng ký đóng theo chu kỳ 03 tháng. Phần lớn doanh nghiệp vẫn thực hiện đóng hằng tháng.

XI. Kết luận

Việc thực hiện đúng hướng dẫn trích nộp kinh phí công đoàn mới nhất tại Hà Nội giúp doanh nghiệp bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật, hạn chế nguy cơ bị truy thu, tính lãi chậm đóng hoặc xử phạt vi phạm hành chính. Doanh nghiệp cần xác định đúng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, áp dụng mức đóng 2%, thực hiện nộp đúng thời hạn và lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan.

Bên cạnh đó, việc thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn mới từ cơ quan quản lý và tổ chức công đoàn sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác kế toán, tài chính và quản trị nhân sự, góp phần bảo đảm hoạt động ổn định, minh bạch và đúng quy định.