Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee, TikTok?

Sorry, this entry is only available in Tiếng Việt. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Bán hàng trên Shopee, TikTok Shop đang ngày càng phổ biến. Nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh đã chuyển sang bán hàng hoàn toàn trên các nền tảng này. Tuy nhiên, một vấn đề được nhiều người quan tâm là thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee, TikTok. Người bán có phải xuất hóa đơn ngay khi khách đặt hàng không? Có cần chờ khách nhận hàng không? Nếu Shopee hoặc TikTok chưa chuyển tiền thì có phải xuất hóa đơn không? Đơn hàng bị hủy hoặc trả lại thì xử lý thế nào? Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực. Quy định mới xác định rõ thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa. Người bán cần căn cứ vào thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa. Việc đã thu tiền hay chưa không quyết định thời điểm lập hóa đơn.

I. Bán hàng trên Shopee, TikTok có phải xuất hóa đơn không?

1.1. Bán hàng trên sàn vẫn phải thực hiện quy định về hóa đơn

Việc bán hàng thông qua Shopee hoặc TikTok Shop không làm thay đổi nghĩa vụ về hóa đơn của người bán. Nếu doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử thì vẫn phải lập hóa đơn theo đúng quy định.

Sàn thương mại điện tử chỉ là nền tảng hỗ trợ người bán tiếp cận khách hàng. Việc giao dịch thông qua sàn không đồng nghĩa với việc mọi nghĩa vụ về hóa đơn đều do sàn thực hiện.

Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định mới về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Nghị định này cũng quy định trách nhiệm cung cấp thông tin của chủ quản nền tảng thương mại điện tử. Dữ liệu có thể bao gồm thông tin người mua, thông tin giao dịch, thời điểm giao hàng và trạng thái hoàn tất đơn hàng.

1.2. Không phải cứ bán trên sàn là sàn xuất hóa đơn thay

Người bán cần xác định rõ mình đang sử dụng hình thức hóa đơn nào. Trong trường hợp thông thường, người bán vẫn thực hiện nghĩa vụ lập hóa đơn cho giao dịch của mình.

Tuy nhiên, pháp luật có quy định về trường hợp ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử. Vì vậy, nếu người bán có thỏa thuận hoặc thực hiện ủy nhiệm cho nền tảng theo đúng điều kiện thì cách lập hóa đơn sẽ được thực hiện theo cơ chế ủy nhiệm.

Do đó, người bán trên Shopee và TikTok Shop không nên mặc định rằng sàn sẽ tự động xuất hóa đơn cho toàn bộ đơn hàng.

II. Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee, TikTok

2.1. Không lấy thời điểm khách đặt hàng làm căn cứ duy nhất

Khách bấm đặt hàng chưa đồng nghĩa với việc giao dịch đã hoàn tất.

Trên thực tế, sau khi khách đặt hàng vẫn có thể phát sinh nhiều tình huống. Đơn hàng có thể bị hủy. Người mua có thể từ chối nhận hàng. Đơn hàng cũng có thể bị hoàn về cho người bán.

Vì vậy, người bán không nên mặc định ngày khách đặt hàng chính là ngày lập hóa đơn.

Đối với hàng hóa, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Quy định này không phụ thuộc vào việc người bán đã thu được tiền hay chưa.

2.2. Thông thường căn cứ vào thời điểm giao hàng thành công

Đối với hoạt động bán hàng online, tài liệu hướng dẫn của cơ quan thuế nêu trường hợp bán hàng online thì thời điểm lập hóa đơn là khi có xác nhận giao hàng thành công, tức thời điểm khách nhận hàng.

Ví dụ, khách đặt hàng trên Shopee ngày 20/8/2026. Shop đóng gói và giao cho đơn vị vận chuyển ngày 21/8. Khách nhận hàng thành công ngày 23/8.

Trong trường hợp này, người bán cần căn cứ vào thời điểm chuyển giao hàng hóa cho khách. Không nên lấy ngày 20/8 chỉ vì đó là ngày khách đặt hàng.

2.3. Không cần chờ sàn chuyển tiền mới lập hóa đơn

Một sai sót thường gặp là người bán chờ Shopee hoặc TikTok Shop chuyển tiền về tài khoản rồi mới xuất hóa đơn.

Cách làm này có thể dẫn đến lập hóa đơn không đúng thời điểm.

Ví dụ, khách nhận hàng ngày 23/8. Sàn hoàn tất đối soát ngày 25/8. Tiền được chuyển về tài khoản ngày 27/8.

Ngày 27/8 không mặc nhiên là ngày lập hóa đơn. Người bán phải căn cứ vào thời điểm chuyển giao hàng hóa theo quy định.

Điều này cũng có nghĩa là ngày giao hàng, ngày đối soát và ngày nhận tiền có thể khác nhau. Kế toán cần theo dõi riêng từng mốc thời gian.

III. Người bán cần theo dõi dữ liệu nào trên Shopee, TikTok?

3.1. Theo dõi trạng thái đơn hàng

Để xác định đúng thời điểm lập hóa đơn, người bán nên lưu lại dữ liệu của từng đơn hàng.

Các thông tin quan trọng gồm:

• Mã đơn hàng.

• Ngày khách đặt hàng.

• Ngày shop xác nhận đơn.

• Ngày giao hàng cho đơn vị vận chuyển.

• Ngày giao hàng thành công.

• Trạng thái hoàn tất đơn hàng.

• Trạng thái hủy hoặc hoàn hàng.

• Ngày sàn đối soát.

• Ngày sàn chuyển tiền.

Những dữ liệu này giúp người bán xác định giao dịch nào đã hoàn tất. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để đối chiếu doanh thu với hóa đơn điện tử.

3.2. Dữ liệu trên sàn không giống dữ liệu hóa đơn

Người bán cũng cần phân biệt dữ liệu đơn hàng và dữ liệu hóa đơn.

Dữ liệu trên Shopee hoặc TikTok chủ yếu phục vụ quản lý đơn hàng, giao hàng và đối soát. Hóa đơn điện tử lại là chứng từ phản ánh giao dịch bán hàng theo quy định về hóa đơn.

Vì vậy, kế toán không nên chỉ dựa vào sao kê ngân hàng hoặc số tiền sàn chuyển về để xác định doanh thu và hóa đơn.

IV. Đơn hàng bị hủy có phải xuất hóa đơn không?

4.1. Đơn hàng bị hủy trước khi giao

Không phải mọi đơn hàng trên Shopee và TikTok đều phát sinh giao dịch bán hàng hoàn thành.

Ví dụ, khách đặt hàng nhưng hủy đơn trước khi shop giao hàng. Khi đó, hàng hóa chưa được chuyển giao cho người mua.

Người bán cần căn cứ vào trạng thái thực tế của đơn hàng. Không nên coi tất cả đơn được tạo trên hệ thống là giao dịch bán hàng đã hoàn tất.

4.2. Đơn hàng giao không thành công

Một số trường hợp shop đã gửi hàng nhưng khách không nhận. Đơn hàng sau đó được chuyển hoàn về shop.

Với trường hợp này, kế toán cần kiểm tra trạng thái giao dịch và hồ sơ vận chuyển. Đây là cơ sở để xác định giao dịch đã hoàn tất hay chưa.

Người bán cũng cần lưu dữ liệu của đơn hàng để giải trình khi cần thiết.

V. Đơn hàng trả lại sau khi đã xuất hóa đơn xử lý thế nào?

5.1. Không tự ý xóa hóa đơn đã lập

Trường hợp người bán đã lập hóa đơn nhưng khách trả hàng thì không nên tự ý xóa hóa đơn khỏi hệ thống.

Kế toán cần xác định nguyên nhân trả hàng. Sau đó, thực hiện xử lý hóa đơn theo đúng quy định về hóa đơn điện tử.

Thông tư 91/2026/TT-BTC có hướng dẫn cụ thể về xử lý hóa đơn điện tử đã lập. Thông tư cũng quy định thêm nhiều nội dung liên quan đến việc sử dụng và xử lý hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2026.

5.2. Cần lưu hồ sơ trả hàng

Khi có hàng trả lại, người bán nên lưu đầy đủ hồ sơ liên quan.

Có thể bao gồm:

• Mã đơn hàng.

• Lý do trả hàng.

• Thông tin vận chuyển.

• Thời điểm trả hàng.

• Trạng thái hoàn hàng trên sàn.

• Chứng từ hoặc thông tin giao dịch liên quan.

• Hóa đơn đã lập.

• Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế nếu phát sinh.

Việc lưu hồ sơ giúp doanh nghiệp dễ đối chiếu khi kiểm tra thuế.

VI. Ví dụ xác định thời điểm xuất hóa đơn trên Shopee

6.1. Trường hợp khách nhận hàng thành công

Công ty A bán một sản phẩm trên Shopee với giá 1.080.000 đồng.

Khách đặt hàng ngày 20/8/2026. Shop giao hàng ngày 21/8. Đơn vị vận chuyển giao thành công cho khách ngày 23/8.

Shopee đối soát giao dịch ngày 25/8. Tiền được chuyển về tài khoản công ty ngày 27/8.

Trong trường hợp này, công ty cần căn cứ vào thời điểm chuyển giao hàng hóa cho khách. Không nên lấy ngày 20/8 là ngày xuất hóa đơn chỉ vì đó là ngày khách đặt hàng.

Công ty cũng không nên chờ đến ngày 27/8 mới lập hóa đơn chỉ vì đây là ngày nhận tiền.

6.2. Trường hợp khách hủy đơn

Công ty B có đơn hàng trên TikTok Shop ngày 10/8/2026.

Khách đặt hàng nhưng hủy đơn trước khi shop giao hàng. Shop chưa chuyển hàng cho khách.

Trong trường hợp này, giao dịch chưa có việc chuyển giao hàng hóa cho người mua. Người bán cần theo dõi trạng thái đơn hàng để xử lý đúng nghĩa vụ về hóa đơn.

VII. Ngày đối soát của Shopee, TikTok có phải ngày xuất hóa đơn không?

7.1. Không nên đồng nhất ngày đối soát với ngày lập hóa đơn

Ngày đối soát là ngày sàn tổng hợp và xác định số tiền phải thanh toán cho người bán. Đây không phải là căn cứ duy nhất để xác định thời điểm lập hóa đơn.

Một đơn hàng có thể đã giao thành công trước ngày đối soát. Khi đó, thời điểm lập hóa đơn có thể phát sinh trước ngày sàn đối soát.

7.2. Số tiền thực nhận không phải lúc nào cũng bằng doanh thu

Sàn thương mại điện tử có thể khấu trừ nhiều khoản trước khi chuyển tiền cho người bán.

Các khoản này có thể gồm:

• Phí nền tảng.

• Phí thanh toán.

• Phí vận chuyển.

• Phí dịch vụ.

• Các khoản khác theo chính sách của sàn.

Do đó, người bán nhận 900.000 đồng không có nghĩa doanh thu bán hàng chỉ là 900.000 đồng.

Kế toán cần đối chiếu giá trị giao dịch với các khoản phí bị khấu trừ. Sau đó, hạch toán từng khoản theo đúng bản chất.

VIII. Hộ kinh doanh bán hàng trên Shopee, TikTok cần lưu ý gì?

8.1. Xác định mình có thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử không

Không phải mọi hộ kinh doanh đều có cùng phương thức sử dụng hóa đơn.

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thuộc trường hợp phải áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Do đó, hộ kinh doanh bán hàng trên sàn cần xác định đúng doanh thu và phương thức sử dụng hóa đơn.

8.2. Có thể phát sinh trách nhiệm phối hợp dữ liệu với sàn

Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chủ quản nền tảng thương mại điện tử có trách nhiệm cung cấp một số thông tin liên quan đến giao dịch.

Thông tin này hỗ trợ cơ quan thuế quản lý hoạt động kinh doanh trên nền tảng. Đồng thời, người bán có thêm dữ liệu để đối chiếu khi lập hóa đơn.

Vì vậy, người bán không nên bỏ qua việc lưu trữ dữ liệu trên Shopee, TikTok Shop.

IX. Kế toán cần làm gì để hạn chế sai sót?

9.1. Lập bảng đối chiếu đơn hàng và hóa đơn

Kế toán nên lập bảng theo dõi định kỳ.

Có thể quản lý theo chuỗi:

Mã đơn hàng → Giao thành công → Lập hóa đơn → Đối soát → Hạch toán → Nhận tiền.

Cách làm này giúp phát hiện nhanh đơn hàng đã giao nhưng chưa lập hóa đơn.

9.2. Kiểm tra các đơn cuối kỳ

Cuối tháng hoặc cuối kỳ kê khai thuế, kế toán nên rà soát riêng các đơn đang có trạng thái đặc biệt.

Đặc biệt cần kiểm tra:

• Đơn đang giao.

• Đơn giao thất bại.

• Đơn bị hủy.

• Đơn đang hoàn.

• Đơn đã trả lại.

• Đơn đã giao nhưng chưa lập hóa đơn.

Đây là nhóm giao dịch dễ tạo ra chênh lệch giữa doanh thu và hóa đơn.

9.3. Lưu trữ dữ liệu đầy đủ

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên lưu dữ liệu bán hàng theo từng kỳ.

Hồ sơ nên gồm dữ liệu đơn hàng, bảng đối soát, thông tin giao hàng, thông tin hoàn trả và hóa đơn điện tử.

Việc lưu trữ đầy đủ giúp người bán dễ dàng kiểm tra số liệu. Đồng thời, hồ sơ cũng hữu ích khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

X. Kết luận

Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee, TikTok không được xác định đơn giản bằng ngày khách đặt hàng. Người bán cũng không nên chờ đến ngày sàn chuyển tiền mới lập hóa đơn.

Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Quy định này không phụ thuộc vào việc người bán đã thu được tiền hay chưa.

Với hoạt động bán hàng online, người bán cần đặc biệt theo dõi trạng thái giao hàng. Trường hợp giao hàng thành công, người bán có cơ sở xác định giao dịch đã hoàn tất để lập hóa đơn. Tài liệu hướng dẫn của cơ quan thuế cũng xác định thời điểm lập hóa đơn bán hàng online là thời điểm có xác nhận giao hàng thành công.

Kế toán nên đối chiếu dữ liệu giữa sàn thương mại điện tử, hóa đơn và tiền thực nhận. Cách quản lý này giúp hạn chế bỏ sót hóa đơn và sai lệch doanh thu.