Ủy quyền quyết toán thuế TNCN 2026 trong trường hợp nào?

Ủy quyền quyết toán thuế TNCN 2026 giúp cá nhân không phải tự quyết toán với cơ quan thuế nếu đáp ứng đúng điều kiện. Theo quy định hiện hành, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay trong một số trường hợp nhất định. Từ năm 2026, kế toán và người lao động cần đặc biệt lưu ý điều kiện về hợp đồng lao động, nơi làm việc tại thời điểm quyết toán và khoản thu nhập vãng lai phát sinh trong năm.

I. Ủy quyền quyết toán thuế TNCN là gì?

1.1. Cá nhân có thể ủy quyền cho doanh nghiệp

Ủy quyền quyết toán thuế TNCN là việc cá nhân lập giấy ủy quyền để tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thay cho mình. Khi nhận ủy quyền hợp lệ, doanh nghiệp sẽ tổng hợp thu nhập, số thuế đã khấu trừ và thực hiện quyết toán thay cho người lao động. Theo hướng dẫn của Cục Thuế, tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền, không phụ thuộc việc trong năm có phát sinh khấu trừ thuế hay không.

1.2. Không phải người lao động nào cũng được ủy quyền

Người lao động chỉ được ủy quyền nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định. Trường hợp không đủ điều kiện, cá nhân phải tự thực hiện quyết toán với cơ quan thuế nếu thuộc diện phải quyết toán. Do đó, trước khi ký giấy ủy quyền, kế toán cần kiểm tra tình trạng thu nhập của từng người lao động.

II. Trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2026

2.1. Chỉ có thu nhập tại một nơi

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi, đồng thời thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế, có thể ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay.

Điều kiện này vẫn được áp dụng kể cả trường hợp người lao động không làm việc đủ 12 tháng trong năm.

Ví dụ:

Anh A ký hợp đồng lao động 12 tháng với Công ty X.

Trong năm 2026, anh A chỉ làm việc tại Công ty X và đến thời điểm công ty quyết toán thuế vẫn đang làm việc tại đây.

Anh A có thể lập giấy ủy quyền để Công ty X quyết toán thuế TNCN năm 2026 thay.

2.2. Có thu nhập vãng lai nhưng không quá 10 triệu đồng/tháng

Một trường hợp rất thường gặp là người lao động có một nơi làm việc chính nhưng đồng thời phát sinh thu nhập vãng lai tại nơi khác.

Cá nhân vẫn có thể ủy quyền nếu đáp ứng các điều kiện:

• Có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi.
• Đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán.
• Có thu nhập vãng lai tại nơi khác.
• Thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng.
• Đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%.
• Không yêu cầu quyết toán đối với phần thu nhập vãng lai đó.

Ví dụ:

Chị B làm việc tại Công ty A theo hợp đồng 12 tháng.

Trong năm 2026, chị có thêm thu nhập cộng tác viên tại Công ty B.

Tổng thu nhập vãng lai tại Công ty B bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng và Công ty B đã khấu trừ 10% thuế TNCN.

Nếu chị B không yêu cầu quyết toán riêng phần thu nhập này thì chị có thể ủy quyền cho Công ty A quyết toán.

2.3. Người lao động được điều chuyển trong cùng hệ thống

Trường hợp người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do:

• Sáp nhập;
• Hợp nhất;
• Chia;
• Tách;
• Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;
• Hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống,

thì người lao động có thể ủy quyền cho tổ chức mới quyết toán thuế.

Tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả theo quy định.

Đây là trường hợp kế toán cần đặc biệt lưu ý khi doanh nghiệp có thay đổi về tổ chức trong năm.

III. Trường hợp không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN

3.1. Đã nghỉ việc tại thời điểm quyết toán

Nếu người lao động đã nghỉ việc và không còn làm việc tại doanh nghiệp vào thời điểm doanh nghiệp thực hiện quyết toán, thông thường không thuộc trường hợp ủy quyền cho doanh nghiệp đó quyết toán thay.

Đây là tình huống rất phổ biến.

Ví dụ:

Anh C làm việc tại Công ty A từ tháng 1 đến tháng 9/2026.

Tháng 10/2026 anh C nghỉ việc và chuyển sang Công ty B.

Đến thời điểm Công ty A quyết toán thuế, anh C không còn làm việc tại Công ty A.

Anh C không thể đơn giản ký giấy ủy quyền cho Công ty A chỉ vì Công ty A là nơi đã trả phần lớn thu nhập trong năm.

3.2. Có thu nhập tại nhiều nơi và không đáp ứng điều kiện thu nhập vãng lai

Nếu cá nhân đồng thời làm việc tại nhiều nơi và các khoản thu nhập không đáp ứng điều kiện để ủy quyền thì cá nhân phải tự quyết toán.

Ví dụ:

Anh D làm việc theo hợp đồng lao động tại Công ty A.

Đồng thời anh D ký hợp đồng lao động dài hạn tại Công ty B.

Trường hợp có thu nhập tiền lương, tiền công tại hai nơi và không thuộc trường hợp được ủy quyền thì anh D phải tự thực hiện quyết toán.

3.3. Có thu nhập vãng lai trên 10 triệu đồng/tháng

Nếu cá nhân có thu nhập vãng lai tại nơi khác và mức bình quân tháng trong năm trên 10 triệu đồng, thì không đáp ứng điều kiện ủy quyền theo trường hợp thu nhập vãng lai nêu trên.

Khi đó, cá nhân cần tự quyết toán nếu thuộc diện phải quyết toán.

3.4. Có yêu cầu quyết toán phần thu nhập vãng lai

Ngay cả khi thu nhập vãng lai không quá 10 triệu đồng/tháng và đã bị khấu trừ 10%, nếu cá nhân có yêu cầu quyết toán đối với khoản thu nhập này thì không thuộc trường hợp ủy quyền theo điều kiện nêu trên.

Ví dụ, cá nhân muốn cộng khoản thu nhập vãng lai để tính lại số thuế phải nộp và đề nghị hoàn phần thuế nộp thừa.

Khi đó, cá nhân cần tự quyết toán.

IV. Những trường hợp người lao động nên tự quyết toán

4.1. Muốn hoàn thuế từ nhiều nguồn thu nhập

Nếu cá nhân có nhiều nguồn thu nhập và muốn tổng hợp toàn bộ để xác định chính xác số thuế phải nộp hoặc số thuế được hoàn thì nên tự quyết toán. Khi tự quyết toán, cá nhân có thể tổng hợp các khoản thu nhập và số thuế đã khấu trừ từ các tổ chức trả thu nhập.

4.2. Có thay đổi nơi làm việc trong năm

Người lao động chuyển công ty trong năm cần kiểm tra kỹ điều kiện ủy quyền. Không phải cứ đang có việc làm tại một doanh nghiệp là được ủy quyền cho doanh nghiệp đó.Điểm quan trọng là phải xác định:

Có bao nhiêu nơi trả thu nhập?

Loại hợp đồng tại từng nơi là gì?

Người lao động có còn làm việc tại doanh nghiệp nhận ủy quyền vào thời điểm quyết toán không?

Có thu nhập vãng lai hay không?

4.3. Có thu nhập thuộc nhiều loại khác nhau

Nếu cá nhân ngoài tiền lương, tiền công còn có các khoản thu nhập khác thuộc diện phải quyết toán thì cần kiểm tra riêng nghĩa vụ quyết toán. Không nên chỉ căn cứ vào việc có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên để kết luận chắc chắn được ủy quyền.

V. Hồ sơ ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2026

5.1. Sử dụng mẫu giấy ủy quyền mới

Theo Thông tư 89/2026/TT-BTC, mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN là Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN tại Phụ lục 1.

Đây là điểm kế toán cần lưu ý khi thực hiện quyết toán năm 2026.

5.2. Nội dung giấy ủy quyền

Giấy ủy quyền cần thể hiện các thông tin cơ bản như:

• Họ và tên người ủy quyền.
• Mã số thuế.
• Năm quyết toán.
• Tổ chức nhận ủy quyền.
• Nội dung ủy quyền.
• Chữ ký của người ủy quyền.

Người lao động cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi cho bộ phận kế toán.

5.3. Kế toán cần kiểm tra trước khi nhận ủy quyền

Doanh nghiệp nên lập danh sách kiểm tra trước khi nhận giấy ủy quyền.

Có thể kiểm tra theo các tiêu chí:

Chỉ nên nhận ủy quyền khi người lao động đáp ứng đầy đủ điều kiện.

VI. Ví dụ về ủy quyền quyết toán thuế TNCN 2026

6.1. Trường hợp được ủy quyền

Chị A làm việc tại Công ty X theo HĐLĐ 12 tháng.

Trong năm 2026, chị A:

• Chỉ có thu nhập tiền lương tại Công ty X.
• Không có thu nhập tại nơi khác.
• Đến thời điểm quyết toán vẫn đang làm việc tại Công ty X.

Chị A được ủy quyền cho Công ty X quyết toán thuế TNCN năm 2026.

6.2. Có thêm thu nhập vãng lai

Anh B làm việc tại Công ty X theo HĐLĐ 12 tháng. Ngoài tiền lương tại Công ty X, anh B có thu nhập vãng lai từ Công ty Y. Thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng. Công ty Y đã khấu trừ 10% thuế TNCN. Anh B không yêu cầu quyết toán phần thu nhập tại Công ty Y. Anh B có thể ủy quyền cho Công ty X quyết toán thuế.

6.3. Trường hợp không được ủy quyền

Chị C làm việc tại Công ty X đến tháng 8/2026 thì nghỉ việc. Từ tháng 9/2026, chị C làm việc tại Công ty Y. Tại thời điểm Công ty X thực hiện quyết toán thuế, chị C không còn làm việc tại Công ty X. Trường hợp này chị C không thuộc trường hợp thông thường để ủy quyền cho Công ty X. Chị C cần xem xét việc tự quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế.

VII. Một số lưu ý quan trọng cho kế toán năm 2026

7.1. Không nhận ủy quyền theo kiểu “ký cho đủ hồ sơ”

Doanh nghiệp không nên yêu cầu toàn bộ người lao động ký giấy ủy quyền mà không kiểm tra điều kiện. Nếu người lao động không đủ điều kiện, doanh nghiệp không nên đưa cá nhân đó vào danh sách quyết toán thay.

7.2. Người đã nghỉ việc cần được kiểm tra riêng

Đây là nhóm dễ xảy ra sai sót nhất.

Kế toán cần lập danh sách người:

• Đang làm việc.
• Đã nghỉ việc.
• Chuyển sang công ty khác.
• Được điều chuyển trong cùng hệ thống.

Sau đó mới xác định người nào đủ điều kiện ủy quyền.

7.3. Thu nhập vãng lai cần được rà soát

Đối với người lao động có thu nhập ngoài công ty, kế toán cần hỏi rõ:

Thu nhập đó là tiền lương, tiền công hay khoản thu nhập khác?

Có bị khấu trừ 10% không?

Bình quân tháng trong năm có vượt 10 triệu đồng không?

Người lao động có yêu cầu quyết toán phần thu nhập này không?

Đây là những thông tin quyết định việc cá nhân có thể ủy quyền hay phải tự quyết toán.

VII. Kết luận

Ủy quyền quyết toán thuế TNCN 2026 chủ yếu áp dụng đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công, ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm doanh nghiệp quyết toán. Trường hợp có thêm thu nhập vãng lai, cá nhân vẫn có thể ủy quyền nếu thu nhập vãng lai bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng, đã được khấu trừ 10% và không yêu cầu quyết toán phần thu nhập này. Ngược lại, người đã nghỉ việc tại thời điểm quyết toán, có nhiều nguồn thu nhập không đáp ứng điều kiện, có thu nhập vãng lai vượt mức quy định hoặc muốn quyết toán riêng phần thu nhập vãng lai thì cần xem xét tự quyết toán thuế TNCN. Kế toán khi thực hiện quyết toán năm 2026 cần sử dụng Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN theo Thông tư 89/2026/TT-BTC và kiểm tra điều kiện của từng người lao động trước khi nhận ủy quyền.